Denne artikel er nummer 3 ud af 5 under titlen ‘Kulturen mangler digitale strategier og løsninger’. Her fremhæver jeg de udfordringer og muligheder 

kulturbranchen står overfor i forhold til at stå stærkere på det digitale område. Du finder de øvrige artikler her.

 

‘Tid er penge’ lyder mantraet i den private sektor, men vi ser lidt anderledes på det i kulturområdet. Det er der mange gode grunde til.

Hvor mange kunstværker eller kulturarrangementer var blevet til de genistreger de er, hvis de skulle have været produceret på akkord? Tid er dog en dyrebar ressource, ikke mindst i kulturbranchen, og derfor er holdningen tit, at der ikke er tid til at sætte sig ind i udviklingen af de digitale systemer og platforme, der er forbundet med de administrative områder. Igen et paradoks som vi bør tage ved hornene, for ved nærmere undersøgelse og efterfølgende fastlæggelse af strategi, kan de digitale redskaber netop spare organisationen for dyrebar tid. Sparet tid kan investeres i udviklingen og produktionen af værker og arrangementer, der kan tiltrække den opmærksomhed og sælge de billetter vi skal leve af. 

 

Digitale løsninger er skabt for at reducere manuelt arbejde der er knyttet til løsningen af opgaverne og give brugeren et bedre overblik. Der er mange små tidsslugere i løbet af en arbejdsdag i enhver organisation. Det kan være simple ting som copy/paste fra et sted til et andet, beregne priser eller lave en vagtplan. Det er derfor en sund øvelse at se på hele organisationen og gå ned i detaljerne for at identificere de værste tidsslugere og bruge dem som udgangspunkt i denne del af strategien.

 

Tre eksempler på hvordan digitale løsninger kan forbedre tidsforbrug og overblik:

 

  1. Løsninger hvor medarbejderne let og hurtigt kan finde og opdatere de informationer de har brug for, kan spare medarbejderne for mange minutter og frustrationer. Flere og flere, selv billige løsninger, fungerer både på computeren og på håndholdte enheder, så både medarbejdere på kontoret og ude i produktionen kan tilgå oplysningerne, når de har brug for det.

  2. Automatiseringer, der er en slags regel for hvilke handlinger systemet skal foretage for medarbejderen. Automatiseringen sættes igang af forudbestemte handlinger, såsom tidspunkter, svar fra en kunde, et klik på en knap osv. Resultatet af automatiseringen kan variere meget, men der er rigtig mange minutter at spare hver dag, specielt hos medarbejdere der sidder med administrativt arbejde, der f.eks. involverer økonomi, kommunikation, planlægning og service.

  3. Kommunikationen internt og eksternt kan forbedres væsentligt med brugen af digitale løsninger og dermed spares der tid. Både med færre fej og ved at sikre at alle har adgang til samme version af informationer i systemet. Men også ved at vigtig kommunikation distribueres til dem der har brug for det og, at de har let adgang til at give feedback. Systemet styrker således den velkendte Afsender - Meddelelse - Modtager - Feedback model, som i flere situationer end man skulle tro er en flaskehals og tidssluger i mange organisationer. 

 

Links til inspiration 

 

Projektstyringsredskaber såsom Podio kan være en stor hjælp, for fornuftige penge. Du kan læse mere om min erfaringer og pointer med systemet her på siden.

 

Her en liste med andre lignende systemer, hvor de sammenlignes på parametre såsom samarbejdsmuligheder, gantt/overblik, budgetoverblik, kontaktkartotek m.m. www.capterra.com

 

Photo by Victoria Heath on Unsplash